Basisdaten: Event

Basisdaten: Event

Befüllen Sie die Veranstaltung nun mit den Basisdaten. Der „Status“ aktiviert oder deaktiviert eine Veranstaltung. Beachten Sie, dass nur aktive Veranstaltungen für Teilnehmer sichtbar sind.

Achtung: Die Veranstaltung ist ab dem Zeitpunkt der Deaktivierung nicht mehr bei den Teilnehmern sichtbar. Bei einer Reaktivierung erhalten alle bereits registrierte Teilnehmer wieder vollen Zugriff auf das Event. Teilnehmer werden nicht über die Statusänderung benachrichtigt.

Matching-Status

Mit der Aktivierung des Matching Status wird festgelegt, ob die Teilnehmer sogenannte Keywords – also Stichwörter – auswählen können, und automatisch berechnet werden soll, wer mit den ausgewählten Keywords korrespondiert, also matcht.

Keywords vorschlagen

Unter „Keywords vorschlagen“ wird bestimmt, ob Teilnehmer der Veranstaltung Keywords vorschlagen dürfen oder nicht. Falls Teilnehmer Keywords vorschlagen dürfen, muss der Veranstalter diese vor deren Verwendung freigeben.

Nur registrierte Teilnehmer anzeigen

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden in der Teilnehmerliste nur die Teilnehmer sichtbar, die sich bei congreet registriert haben.

Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, werden alle Teilnehmer angezeigt, die Sie zu congreet eingeladen haben. Nicht registrierte Teilnehmer werden entsprechend gekennzeichnet und sind von der Kontaktaufnahme ausgeschlossen. Es werden Informationen wie Vor- und Nachname, sowie ggf. Position und Beruf angezeigt.

Hinweis zum Datenschutz: bitte seien Sie sicher, dass Teilnehmer, die noch nicht registriert sind, angezeigt werden sollen.

Fragen an den Speaker

Möchten Sie den registrierten Teilnehmern ermöglichen, dass sie Fragen an den Speaker richten, können Sie diese Option aktivieren. Damit erscheint der neue Menüpunkt mitsamt Funktion. Weitere Informationen zur Funktionalität von “Fragen an den Speaker” erhalten Sie im Punkt “Fragen an den Speaker”.

Newsfeed aktivieren

Unter „Newsfeed aktivieren“ können Sie den Newsfeed in der Veranstaltung aktivieren. Damit haben Teilnehmer die Gelegenheit, eigene Beiträge zu veröffentlichen oder die Beiträge anderer Teilnehmer oder vom Veranstalter zu kommentieren/liken. Auf diese Art und Weise werden öffentliche Diskussionen angeregt. Wenn der Newsfeed deaktiviert ist, wird das Matching anstatt dessen im Bereich Home angezeigt.

Treffpunkte festlegen

Es gibt die Option, dass Sie Ihren Teilnehmern vorgeben können, an welchen Orten sie Meetings vereinbaren können. Gibt es in ihrer Räumlichkeit beispielsweise vorgegebene Networking-Areale oder Meeting-Räume, so können Sie diese bereits vordefinieren. Teilnehmer können dann per Dropdown-Auswahl bei der Terminvereinbarung aus den vordefinierten Orten auswählen.

Die andere Option ist, dass Sie Ihre Teilnehmer den Ort für die Terminvereinbarung selbst auswählen lassen. Dann wählen Sie einfach die Option „Freitext“ aus. So können die Teilnehmer den Treffpunkt selbst bestimmen.

Terminslots definieren

Zeitfenster für Termine können Sie unter „Terminslots definieren“ festlegen. Aktivieren Sie die Option „Terminslots definieren“, können Sie bestimmte Zeitspannen bestimmen, in denen Teilnehmer Termine vereinbaren können. Sie haben die Möglichkeit, Termine von einer minimalen Dauer von 5 bis 60 Minuten zu erstellen. Definieren Sie, ob Termine standardmäßig als frei oder blockiert angezeigt werden.

Achtung: Wenn Termine standardmäßig als blockiert angezeigt werden, müssen Teilnehmer vorab die entsprechenden Zeiten aktiv auf „verfügbar“ setzen. Anderenfalls können keine Termine angefragt werden. Die Voreinstellung „als blockiert anzeigen“ bietet sich also nur in sehr ausgewählten Anwendungsfällen an.

Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit mit Start und Ende aus, um den Slot zu fixieren. Das Zeitfenster wird automatisch in die unterschiedlichen Slots eingeteilt. Sollten Sie ein weiteres Zeitfenster hinzufügen wollen, können Sie das über die Schaltfläche „Terminslot hinzufügen“ tun. Wichtig zu wissen ist an dieser Stelle, dass die Teilnehmer nur während den angegebenen Zeitfenstern Termine vereinbaren können. Falls die Funktion „Terminslots definieren“ vom Veranstalter deaktiviert wird, gibt es keine Zeitfenster, die vom Veranstalter hierfür definiert worden sind. Die Teilnehmer können dann über einen Kalender Termine frei vereinbaren, wenn sie einem anderen Teilnehmer eine Terminanfrage senden.

ACHTUNG: Sind Teilnehmer im System, können die Terminslots nicht mehr angepasst werden. Dies ist so festgelegt, um ggf. vereinbarte Termine durch die Umstellung der Terminslots nicht zu löschen.

Registrierung mit Zugangsschlüssel erlauben

Sie können den Teilnehmern eine Registrierung mit einem Zugangsschlüssel -einer Art Passwort-  erlauben. So können sich Teilnehmer, welche über den entsprechenden Zugangsschlüssel informiert worden sind, registrieren. Bitte beachten Sie, dass nun jeder, der den Zugangscode bzw. Zugangslink kennt, sich für Ihre Veranstaltung registrieren kann. Wenn Sie möchten, können Sie die Anzahl an Teilnehmern, welche sich über den Zugangsschlüssel registrieren können, begrenzen. Sie können über „Zugangsschlüssel hinzufügen“ weitere Zugangsschlüssel erstellen. Der Zugangsschlüssel muss mindestens sieben Zeichen beinhalten.
Wenn Sie die Gruppenfunktion nutzen, werden die Zugangsschlüssel für jede Gruppe im Bereich Gruppen > Gruppeneinstellungen definiert.

Sprache

Entscheiden Sie sich für eine der beiden wählbaren Sprachen – Deutsch oder Englisch. Hierdurch wird die Standard-Sprache der Veranstaltung festgelegt. Davon abhängig wird auch die Sprache der Email-Templates definiert. Die Sprache können Sie an dieser Stelle nur einmalig und unwiderruflich festlegen.

Kurzbeschreibung

Im Pflichtfeld „Kurzbeschreibung“ können Sie einige Sätze über Ihre Veranstaltung schreiben, um die Teilnehmer auf prägnante Art über das Event zu informieren. Die Kurzbeschreibung wird für den Teilnehmer unterhalb des Logos im Banner angezeigt.

Beschreibung

Das Pflichtfeld „Beschreibung“ dient einer ausführlicheren Beschreibung Ihrer Veranstaltung. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Texte frei und individuell zu gestalten, indem Sie verschiedene Details wie Farbe, Formatierung oder Schriftbetonung festlegen oder zum Beispiel auch Bilder oder Links einfügen.

Adresse

Entscheiden Sie sich dafür, eine Adresse anzugeben, so füllen Sie im Folgenden die Felder „Straße und Hausnummer“, „Postleitzahl“ und „Stadt“ aus. Möchten Sie keine Adresse angeben, setzen Sie einen Haken bei „keine Adresse angeben“. Falls Sie eine Adresse angeben, wird diese dem Teilnehmer über Google Maps angezeigt.

E-Mail und Telefon

Im Feld „E-Mail“ und „Telefon“ können Sie Kontaktdaten für Ihre Teilnehmer angeben. Insbesondere für Fragen zum Tool ist das für Teilnehmer eine Hilfestellung.

Anschließend speichern Sie das Event unter „Speichern“. Sie können die Veranstaltung noch weiterhin bearbeiten, indem Sie die nachfolgenden Optionen, die sich nun öffnen, nutzen.