Teilnehmer / Mitglieder verwalten

Teilnehmer / Mitglieder verwalten

Teilnehmer über das congreet System einladen

Um Teilnehmer zu Ihrer Community einzuladen oder Teilnehmer zum Event hinzuzufügen, gibt es drei Sicherheitsstufen. Die höchste Sicherheitsstufe ist die Teilnahme an Community oder Event via Einladung. Dann können Teilnehmer nur an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, wenn Sie sie dazu einladen.
Dieser Prozess funktioniert über folgende Schritte:

1. Laden Sie Ihre Teilnehmer oder Mitglieder in die Teilnehmerliste hoch. Dies funktioniert üer einen einfachen Import von Excel-Listen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die von uns bereitgestellte Vorlage dafür verwenden und die Kopfzeile nicht ändern. Die Spalten EMail-Adresse, Vorname und Nachname sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Alle anderen Spalten können Sie optional leer lassen. Bitte beachten Sie dabei aber, dass die Kopfzeile der Spalten dennoch erhalten bleiben muss.
   Einzelne Teilnehmer laden Sie über die manuelle Eingabe von E-Mail, Briefanrede, Vor- und Nachnamen im Formular ein.
   Der erfolgreiche Import wird Ihnen jeweils durch einen Hinweis bestätigt. Beachten Sie, dass fehlerhafte Email-Adressen oder Duplikate automatisch vom System aussortiert werden. Fehlerhafte Email-Adressen werden in einem Benachrichtigungsfenster angezeigt.
   Wird die Gruppenfunktion verwendet, so müssen Teilnehmer der unterschiedlichen Gruppen in dem jeweiligen Tab separat importiert werden.
2. Personalisieren Sie die Einladungsmail. Im Menü der Vorlagen finden Sie ein Template, welches den Titel „Einladung“ trägt. Befüllen Sie diese Vorlage mit Ihren eigenen Einladungstexten. Diese E-Mail wird später an Ihre Mitglieder versendet.
3. Kehren Sie nun wieder zum Punkt „Teilnehmer“ zurück. Dort können Sie Einladungsmails an Teilnehmer durch die Auswahl von einem oder mehreren Teilnehmern über den Button „Einladungen verschicken“ senden. Einladungen werden nur erstmalig an Teilnehmer verschickt, die sich noch nicht registriert haben. An Teilnehmer, die bereits eine Einladung bekommen, sich aber noch nicht registriert haben, können Sie jederzeit beliebig oft eine Erinnerung versenden.

Teilnehmer oder Mitglieder erhalten nun ihren persönlichen Einladungslink per E-Mail. Dieser Einladungslink ist so konzipiert, dass er nur für das Mitglied zugänglich ist, welches ihn erhalten hat. Das heißt, wenn die Einladungsmail an fremde Dritte weitergeleitet wird, so ist der Link nutzlos. Denn er funktioniert nur mit der korrekten E-Mail-Adresse, die bereits im Link hinterlegt ist.

Dementsprechend ist diese Methode zur Einladung von Mitgliedern die sicherste Lösung. Es erhalten nur die Personen Zugriff, die Sie zur Veranstaltung oder Community einladen.

Teilnehmerregistrierung per Zugangsschlüssel

Die zweite Option, dass sich Ihre Teilnehmer oder Mitglieder anmelden können, bietet die Funktionalität des Zugangsschlüssels. In den Basisdaten können Sie einen Zugangsschlüssel festlegen. Das ist ein Passwort, welches Ihre Community oder Ihr Event schützt. Nur Personen, die dieses Passwort kennen, können beitreten. Wenn jemand dieses Passwort weitergibt, so können sich weitere Teilnehmer registrieren.
In der Teilnehmerliste sehen Sie zu jeder Zeit, wer sich mit welchem Passwort registriert hat. In den Basisdaten können beliebig viele Zugangsschlüssel hinzugefügt werden und diese auch jederzeit deaktiviert werden, dass sich keine neuen Teilnehmer einloggen können.

Teilnehmerregistrierung ohne Zugangskontrolle

In der Branded Web Version gibt es zusätzlich die Möglichkeit, keine Zutrittskontrolle anzuwenden. Jeder Internet-Nutzer, der auf Ihre Login- und Registrierungsseite kommt, kann sich dann für Ihr Event oder Ihre Community anmelden.

Teilnehmer bearbeiten

Wenn Sie die Gruppenfunktion nutzen, sehen Sie direkt in der Teilnehmerliste welcher Gruppe einzelne Teilnehmer angehören. Möchten Sie Teilnehmer in unterschiedliche Gruppen verschieben, so können Sie einfach im Dropdown eine andere Gruppe auswählen und der Teilnehmer wird direkt verschoben.
Alle Teilnehmer können in der Teilnehmerliste bearbeitet werden. Hier können Sie persönliche Daten eines Teilnehmers hinzufügen oder bearbeiten, sowie Keywords für die Teilnehmer festlegen.
Zusätzlich können Sie alle Teilnehmer, ob sie bereits für Veranstaltung oder Community registriert sind sind oder nicht, jeweils von der Kontaktaufnahme ausschließen. Dazu setzen Sie einfach den Haken bei „Von der Kontaktaufnahme ausschließen“ in der Ansicht- bzw. Bearbeitungsoberfläche eines Teilnehmers. Der Teilnehmer kann so nicht mehr von anderen Teilnehmern kontaktiert werden.

Teilnehmer löschen

Alle Teilnehmer können über das Löschen-Icon gelöscht werden. Betroffene Teilnehmer werden über diesen Schritt per E-Mail informiert, sobald sie eine Einladung erhalten haben. Wenn Sie nicht möchten, dass die Teilnehmer eine E-Mailbenachrichtigung erhalten, können Sie das im Popup zur Bestätigung der Löschung aktivieren. Die Benachrichtigungsmail zur Löschung kann ebenfalls in den Vorlagen bearbeitet werden. Der Vorgang der Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden.